Le client au coeur de notre démarche
Le traitement d’un dossier repose sur une organisation de travail interne éprouvée : le binôme référent.
La mobilisation, parfois affichée, d’une équipe surdimensionnée est source de confusion et de surcouts. Elle nuit à la création du lien de confiance essentiel pour le succès de votre projet. Nous nous refusons donc de surcharger nos propositions d’assistance d’un ensemble pléthorique de supposés intervenants, seulement destinés à majorer la notation d’un critère de choix.
Nous concentrons notre implication sur une task force réellement opérationnelle.
La prise en charge de vos demandes par le binôme référent
Le binôme au cœur de notre réactivité sur un dossier
Deux avocats, dont a minima un associé référent, sont vos interlocuteurs permanents et vous assurent une conduite maitrisée du travail, ce qui n’exclut pas de recourir, en tant que de besoin, à des ressources juridiques complémentaires. Le binôme dédié est également apte à travailler en pluridisciplinarité avec des cabinets d’études ou de conseils, au plan technique, financier ou organisationnel, spécialistes du secteur d’activités dans lequel son expertise juridique est requise. Ædīlys avocats est ainsi capable de mobiliser « sur mesure » l’ensemble des compétences en parfaite adéquation avec vos besoins. Nous garantissons que toute évolution dans nos équipes n’a aucun impact sur le niveau des intervenants mobilisés. Tout changement serait, en effet, compensé par un professionnel de qualité équivalente, si ce n’est supérieure.
Le partage des rôles au sein du binôme Ædilys
Chaque demande d’intervention est prise en charge par l’associé référent chargé de s’assurer de la bonne exécution de la prestation demandée dans les délais convenus. L’associé référent procède à une première analyse sommaire de votre demande d’intervention en vue de solliciter, sans attendre, des informations ou pièces complémentaires. A la suite de l’analyse sommaire ou de la réception des compléments, le binôme établit la stratégie de réponse et prépare ensemble le livrable adapté, dans le cadre d’un partage des tâches conditionné par le : ⌲ Rôle pilote de l’associé référent ⌲ Rôle moteur du second membre du binôme
L'attention particulière portée sur le respect des délais
L’attention particulière portée sur le respect des délais
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Notre réponse en cas d’urgence
En cas d’urgence, le binôme référent s’adapte aux contraintes fixées par vous.
Si nécessaire, dès réception de votre demande, nous préconisons, après une analyse immédiate, les mesures propres à sauvegarder vos intérêts dans un contexte d’urgence.
Dans l’hypothèse d’une urgence impérieuse, l’un des membres du binôme reprend contact téléphoniquement avec vous afin de délivrer des premières préconisations pour stabiliser la situation.
A l’issue, le membre référent sollicite, le cas échéant, les compléments d’informations nécessaires au rendu du livrable ou à la confirmation de la stratégie définie.
Puis, le binôme référent procède à la production du livrable et sa communication dans le cadre des délais d’urgence propres à chaque type de prestations.
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La disponibilité du binôme réferent
Notre conception de l’accompagnement est de nous placer comme des partenaires à part entière de votre projet dont nous souhaitons, comme vous, la pleine réussite, pour améliorer la qualité du service rendu. Nous mesurons ce qu’implique un tel partenariat.
Aussi, les membres du binôme référent sont joignables en permanence et à tout moment (24/24 et 7/7), y compris le week-end et pendant leurs congés, par mail et téléphone. Enfin, chacun des membres du binôme référent dispose de ressources matérielles propres et mobiles qui lui permettent de réagir en tous lieux.
Nous sommes conscients de la nécessité de vous assurer un accompagnement juridique à toutes les périodes de l’année. Aussi, les membres du binôme prennent toutes précautions pour éviter de prendre leurs congés aux mêmes dates.
Chacun des membres du binôme est également en mesure de remplacer son homologue en cas d’empêchement puisque la logique même du binôme Ædilys est de partager la connaissance de votre dossier dans le cadre d’un travail commun.
Nos ressources en appui
L'office manager
Ædilys avocats a fait le choix de s’adjoindre les services d’un office manager qui, pour permettre au binôme de se consacrer prioritairement à la production juridique, prend en charge les principales tâches suivantes relatives à la relation client : ▻ Préparation administrative des réponses aux appels d’offre. ▻ Suivi des procédures contentieuses sur Télérecours et tenue du calendrier de procédure. ▻ Etablissement de la facturation numérique et envoi aux portails, type Chorus. ▻ Gestion de notre compte CARPA sur lequel sont déposées les sommes dues à nos clients. ▻ Organisation des évènements cabinet et de nos déplacements professionnels.
Outil de travail nomade
Ædīlys avocats s’est doté d’outils de travail constituant un « bureau nomade » pour chaque avocat permettant le travail à distance en toutes circonstances. La pleine efficacité d’un tel dispositif implique une numérisation des dossiers et de la documentation juridique dans un cadre parfaitement sécurisé au plan de la sauvegarde et confidentialité des données. Nos outils informatiques très récents nous permettent ainsi d’assurer un accompagnement permanent, contribuent à notre réactivité et à notre objectif « papier zéro ». Ils sont dotés des logiciels de travail et de protection les plus complets sous Microsoft office pro.
Moyen de communication
La période Covid a institutionnalisé le travail à distance qui implique le recours à des procédés partagés de visioconférences. Nous privilégions Microsoft team mais nous disposons de Zoom, Startlife et autres logiciels. Notre équipe peut mener de telles conférences depuis un bureau comme en déplacement à partir des smartphones dont nos avocats sont dotés. De même, nous sommes disponibles pour des conférences téléphoniques à plusieurs depuis des sites différents. Nous communiquons nos consultations, et de manière habituelle, sous Outlook pro qui donne la garantie de confidentialité requise. Nous acceptons la communication de messages professionnels par la voie de SMS, même si nous privilégions le recours à WhatsApp ou Telegram, permettant les accusés de réception de lecture et la création d’un groupe d’échanges fermé.
Documentation juridique
Notre objectif « papier zéro » nous conduit à privilégier l’accès numérique à l’ensemble des bases de données juridiques et professionnelles permettant d’assurer la réalisation de recherches complètes et actualisées, tant sur le plan jurisprudentiel que doctrinal, comme, par exemple, en matière de commande publique, avec Doctrine et Considérant.fr. Ædīlys avocats se dote également d’une documentation juridique papier, avec l’acquisition d’ouvrages très spécialisés sur des questions de droit relatives à son champ d’expertise.
Protection des données
Ædilys avocats met en œuvre les traitements de données à caractère personnel concernant ses clients et relations professionnelles. Ces traitements, validés par le Conseil National des Barreaux français, présentent des caractéristiques différentes. En fonction des finalités prévues ci-avant, les catégories de données conservées et les catégories de personnes ciblées différent légèrement puisque les informations requises doivent être strictement nécessaires à l’objectif poursuivi. Dans les conditions définies par la loi Informatique et libertés et le règlement européen sur la protection des données, les personnes physiques disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, de rectification, de limitation, de portabilité, d’effacement. Les personnes concernées par les traitements mis en œuvre disposent également d’un droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel ayant comme base juridique l’intérêt légitime du cabinet, ainsi que d’un droit d’opposition à la prospection commerciale.
Nos condition d'intervention transparentes et maîtrisées
Ædilys avocats respecte scrupuleusement les règles fixées, à l’article 10 du décret n° 2005-790 du 12 juillet 2005, pour convenir de la juste rémunération de nos diligences.
Le taux horaire unique adapté à votre situation (thu)
Ædilys fait le choix, chaque fois que cela est possible, de ne pas proposer des taux horaires variables en fonction du niveau supposé des intervenants (associé, manager, senior, junior). Le client, soucieux de l’implication réelle des intervenants à hauteur du nombre d’heures annoncé, peut parfois considérer que la facturation au taux le plus fort d’une proportion importante d’heures consommées n’est qu’un moyen de majorer le montant des honoraires. Nous préférons donc proposer un taux unique applicable aux heures réellement consommées. Ce taux devient ainsi un instrument de mesure transparent du temps passé au regard du livrable rendu. Comme le précise l’article 11.2 du règlement intérieur national (RIN) de la profession d’avocat « Les honoraires sont fixés selon les usages, en fonction de la situation de fortune du client, de la difficulté de l’affaire, des frais exposés par l’avocat, de sa notoriété et des diligences de celui-ci. ». C’est pourquoi nous proposons un taux horaire qui tient compte, par exemple, de la taille, et donc des ressources, d’une Collectivité Territoriale ou d’une entreprise, PME ou grand groupe. S’agissant du degré de difficulté du dossier, nous appliquons ce taux horaire à un nombre d’heures défini en fonction du niveau, courant-moyen- complexe.
La convention « au dossier confié » (cdc)
Notre volonté d'engager une relation de confiance avec vous nous conduit à vous proposer un certain nombre de prestations, au temps passé et au forfait, dans le cadre d’une convention pouvant s’appliquer à un « dossier confié ». Pour chaque prestation ne pouvant faire l’objet d’un forfait, nous appliquons une réduction au taux horaire de base applicable à votre situation qui constitue ainsi votre taux horaire privilégié. Puis nous fixons le volume maximal d'heures alloué à ce forfait, soit le cout « brut » de la prestation, hors convention, calculé sur le taux horaire de base applicable à votre situation. Nous déterminons le nombre d’heures réellement retenu pour le calcul du forfait, nécessairement inférieur au volume maximal, qui résulte de notre pratique et constitue notre prise de risque. Ce nombre d’heures est alors multiplié par le taux horaire privilégié appliqué dans le cadre de la convention. Nous proposons un bordereau d’honoraires (BPU) couvrant plus de 25 prestations au forfait.
La convention d’assistance crédit d’heures (cch)
Cette convention fixe un volume financier pour l’année. Le taux horaire privilégié se voit appliqué une nouvelle réduction significative, en fonction du volume préacheté, ce qui entraine, de facto, la réduction conséquente du prix des prestations au forfait qui restent utilisables dans le cadre de cette convention. Cette convention est donc plus favorable que la convention « au dossier confié » car elle repose sur l’engagement de consommer un volume d’heures correspondant au volume financier retenu et sur un paiement en deux fois, par semestre à échoir, de ce volume.
La convention d’honoraires aux résultats (chr)
Cette convention est exclusive de nos autres modes de facturation. Le cabinet peut manifester son engagement à vos côtés en vous proposant d’être rémunéré en fonction du résultat obtenu sur un dossier précis. Ce mode de facturation est expressément encouragé par l’article 10 de la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions juridiques et judiciaires qui dispose : « Est licite la convention qui, outre la rémunération des prestations effectuées, prévoit la fixation d'un honoraire complémentaire en fonction du résultat obtenu ou du service rendu ». Il appartient donc de définir préalablement ensemble le résultat à atteindre ou l’importance du service à rendre. Ces objectifs étant fixés conventionnellement, le cabinet qui marque ainsi sa confiance dans l’obtention du résultat et son engagement total à vos côtés, est alors autorisé à percevoir une rémunération incitative et complémentaire à ses honoraires de base. Selon les dispositions prévues par l’Ordre des avocats, le cabinet doit en effet percevoir une rémunération de base à laquelle s’ajoute, en cas de succès, un pourcentage lui-même fixe ou progressif en fonction, par exemple, d’une indemnité obtenue. La pratique est de fixer librement un pourcentage d’honoraires à succès sur les sommes obtenues ou économisées par la voie contentieuse, par la négociation, par la transaction ou par tout autre procédé juridique visant à atteindre le service rendu.
La transparence de nos notes d’honoraires
La Cour de cassation a confirmé, par un attendu de principe, que « ne peuvent constituer des honoraires librement payés, après service rendu, ceux qui ont été réglés sur présentation de factures ne répondant pas aux exigences de l’article L441-3 du Code de commerce, peu important qu’elles soient complétées par des éléments extrinsèques ». Cet attendu conforte la jurisprudence antérieure concernant l’obligation de respecter le formalisme qui impose à l’avocat de détailler les diligences accomplies dans le corps de la facture. Ædilys avocats se conforme, pour sa part, strictement à cette règle en présentant ses diligences de manière détaillée, soit au temps passé, soit dans le cadre des forfaits convenus ou encore par application des honoraires prévus aux conventions particulières telles que la « convention crédit d’heures » ou la « convention d’honoraires de résultat ». La transparence est pour nous un impératif. Elle contribue à la meilleure compréhension des diligences accomplies et, partant, en permet le paiement dans le délai maximum d’un mois.